A gestão da inadimplência e a cobrança, geralmente, não são tarefas agradáveis a serem executadas no dia a dia de uma empresa, e por isso se tornam grandes desafios para empresários.
A ocorrência de atrasos e os descumprimentos dos pagamentos são comuns quando há a oferta de uma condição diferenciada de pagamento ao cliente, porém, quando esses atrasos não são bem administrados, eles podem impactar significativamente o negócio.
Isso não significa que por causa disso a sua empresa não deve dar condições diferenciadas de pagamentos aos seus clientes, pelo contrário: modalidades de pagamento diversificadas são diferenciais no mercado. A chave está em saber administrar os seus recebíveis!
Para tanto, é necessário considerar boas práticas de gestão para que atrasos ou não recebimentos sejam exceção, como por exemplo:
Ter um fluxo adequado e documentado de seus processos
Quando se tem um fluxo formalizado da venda, você garante uma relação comercial segura, ou seja, terá em mãos todos os documentos firmados que asseguram a adimplência das partes, a entrega do produto ou serviço e o seu respectivo pagamento. Assim, verifique se você possui contrato ou pedido de compra assinados, nota fiscal, termo de aceite de serviços, termo de recebimento de mercadorias, etc.
Conheça o seu cliente
Quando se vende a prazo é necessário conhecer bem o cliente, saber sobre o negócio, sobre o fluxo financeiro para direcionar melhores vencimentos e o histórico de pagamentos no mercado. Você pode buscar informações em bureaus de crédito, cartórios de protestos e em vários outros sites gratuitos na internet que apresentam informações relevantes quanto a cheques e ações judiciais.
Quanto mais completo o cadastro com informações comerciais e pessoais, mais insumos terá para liberar um crédito a prazo, e, na dúvida, vender à vista.
Tenha um bom relacionamento com o seu cliente, traga o seu cliente para perto de você! Estudos mostraram que um bom relacionamento ajuda a gerir a inadimplência.
Estabeleça um processo de cobrança eficaz
A cobrança é uma peça fundamental na gestão dos recebíveis e com ela, em caso de inadimplência, grande parte dos seus problemas estará resolvida.
O primeiro passo é identificar de forma rápida o não pagamento e iniciar de forma imediata a cobrança, com contato próximo e amigável, dessa forma deverá ter uma previsão do pagamento.
Caso não tenha essa previsão ou retorno favorável, estabeleça a partir daí uma sequência lógica de ações, como formalização da cobrança, constituição de mora e aviso de negativação e protesto, em um curto espaço de tempo, não superior a 15 dias, para que receba de forma mais rápida.
Avalie a sua relação com o cliente, pois ela sempre irá direcionar a forma de tratamento da cobrança.
Considere a condição financeira do seu cliente e seja receptivo a negociações
Às vezes o cliente está vivendo um momento delicado e apenas precisa de uma condição mais favorável para honrar seus compromissos, por isso não desconsidere essa hipótese, conceda a ele condições factíveis para o pagamento, obviamente, considerando a viabilidade do acordo para o seu negócio. Quanto mais conhecer o seu cliente, mais facilmente saberá identificar o perfil devedor e o que deve propor a ele.
Cordialidade e transparência
É preciso ter em mente que é necessário seguir as diretrizes do código de defesa do consumidor em quaisquer circunstâncias, então seja educado e transparente, exponha os fatos de forma clara, apresente detalhadamente valores cobrados e a forma de pagamento, bem como quais serão os próximos passos em caso de descumprimento.
Lembre-se: a chave para administrar bem seus recebíveis está em suas mãos, basta implementar uma rotina eficiente, e, precisando de ajuda, conte sempre conosco!
