A maioria das pessoas reclama que o expediente parece passar muito rápido, que absorvem tarefas que não deveriam fazer inicialmente e o dia acaba sendo atropelado, deixando por fazer coisas que eram importantes.
Com você também é assim? Será que você precisa otimizar melhor o seu tempo e a sua rotina de trabalho para ser mais produtivo(a)?
Para otimizar processos, precisamos conhecer o departamento e entender a sua dinâmica de funcionamento, o papel de todos envolvidos naquela atividade, os processos executados e o tempo necessário para conclusão das tarefas. Sem essa informação é impossível propor melhorias, então conheça bastante a área que precisa de otimizações.
Posto isso, precisamos estabelecer metas a serem alcançadas e traçar objetivos claros com prazos para entrega, para então estabelecermos o “como” e o “porquê” das novas ações.
Tendo as metas estabelecidas, iremos determinar o planejamento, o “como” fazer essa otimização. Assim, definimos as ações e as pessoas que as irão executar cada tarefa e como deverão executar, incluindo as ferramentas que devem ser utilizadas.
Cada pessoa deverá gerenciar suas prioridades considerando a entrega estabelecida no planejamento, deixando o ambiente propício e organizado para a execução do trabalho.
Quando as pessoas estiverem executando as ações estabelecidas, elas devem ter consciência do “porquê” de estarem fazendo aquilo e do quão importante as contribuições delas são para a execução de determinada tarefa e para que a meta seja atingida.
Com essa consciência e planejamento, é mais fácil estabelecer prioridades, delegar atividades, usar ferramentas corretas que otimizem o trabalho, evitar procrastinação e alcançar metas.
